Joomla 4: Workflow-funktionen

Selvom du bare er en soloblogger, vil du være i stand til at bruge Workflow til at forbedre din egen kreative proces. Implementerer du et websted for en lille til en mellemstor virksomhed? Så kan du bruge Workflow til at oprette en redaktionel proces til handlingstrin i din udgivelsesproces. Game-changer? Store virksomheder - virksomheder, ngo'er, NFP'er, regeringer, agenturer - kan bruge Joomla 4's Workflow til at administrere deres indholdsudvikling på hele webstedet. Det dækker nogle eksempler på, hvor du kan implementere Workflow, men hvilke andre kan fordele Workflow bringe?

Implementering af et publicerings-workflow på dit websted kan strømline indholdsproduktionen. Hvis du har produceret indhold til din Joomla-webside i et stykke tid, ved du, at der til tider er trin, du altid skal tage for at komme i mål med at have en offentliggjort artikel.

Du skal skrive artiklen og inkludere nogle indlejrede billeder. Du skal tilføje en intro og et udvalgt billede, der skal vises på blog- og artikelvisningerne. Du kan have tilpassede felter til bestemte typer indhold eller nogle links, der skal inkluderes til en anden artikel eller websteder. På udgivelsesfanen kan du indstille planlægning og udfylde metadataene til SEO.

Så for en soloblogger har det tidligere været en del af den proces, du er vant til... og hvis du har en fridag, kan du gå glip af nogle trin eller springe nogle over, hvis du har travlt. Opsætning Din egen arbejdsgang til at komme videre med hvert trin kan hjælpe dig med at forhindre det.

Det er i sig selv ikke et godt eksempel, så lad os udvide det lidt mere med et par andre scenarier.

Stadier og overgange

Før vi hopper ind i scenarierne, er der et par ordlisteelementer, som du skal vide, for at Workflow giver mening.

Hvis du har brugt Joomla i et stykke tid, vil du være bekendt med de traditionelle statustyper: Udgivet, Ikke-udgivet, Arkiveret og Trashed.

Workflow ændrer, hvordan de bruges. Det påvirker også statussen Udvalgt for artikler, som der er en yderligere ændring at bemærke for Joomla 4 (se nedenfor).

For at Workflows skal fungere, er der to dele af processen: Stadier og Overgange.

• Stadier er de statiske stadier, en artikel flyttes ind i, når du udløser en overgang. De vises som det første element i rullemenuen Workflow, når du redigerer en artikel.
• Overgange er grupper af handlinger, der, når de er valgt, vil "overføre" artiklen til næste trin.

En overgang vil typisk:

• Anvendes til en bestemt fase
• Overfør artiklen til et målfase
• Skift eventuelt artiklens udgivelsestilstand og/eller fremhævede tilstand
• Giv potentielt andre brugere besked, der har brug for at gennemgå eller handle aspekter af artiklen på målstadiet
• Tildeles bestemte tilladelsesgrupper for at begrænse, hvilke brugere der kan få adgang til overgangen.

Når du skifter trin ved hjælp af overgange, vil den opdaterede skærm, når artiklen er blevet gemt, vise den nye fase øverst på workflow-listen og den nye liste over tilgængelige trin i workflow-rullemenuen på fanen Indhold.

Denne animation viser, hvor du ændrer arbejdsprocesstadiet ved at vælge overgangen og derefter gemme artiklen for at anvende overgangen.

Du kan finde ud af mere i Joomla 4.x Workflow-dokumentationen .

Scenarier til brug

Workflow fra idé til udgivelse

Til mine egne blogs vil jeg opsætte en arbejdsgang i Joomla 4, der lader mig arbejde mig igennem produktionen af ​​artikler. På grund af regelmæssig brainstorming har jeg en praktisk liste over artikelideer, men indtil nu har de er i et Google-dokument, Trello-liste eller Clickup.

Så planen for mit workflow er at bruge stadierne og overgangene til at behandle artikler på deres vej gennem blogproduktionsprocessen. Jeg vil have stadier, der bevæger sig gennem Idé, Rough Draft, Working Draft, Review og Ready to Publish. Workflowet skifter vil blive sat op til derefter at skifte mellem stadierne, efterhånden som artiklens udvikling skrider frem, og til sidst udgive og præsentere artiklen.

Det er et personligt eksempel, som jeg er sikker på, at jeg vil forfine med tiden, men som giver dig en idé om, hvordan du kan konfigurere en arbejdsgang. Det er, når du inddrager andre faktorer som brugergrupper og notifikationer, at du virkelig kan starte for at se, hvad Workflow kan.

Forlagsteam

Eksemplet inkluderet i eksempeldataene er velegnet til et lille udgiverteam.

Faserne bevæger sig gennem forskellige stadier, som et forlagsteam kan have. De samme teammedlemmer kan udføre flere opgaver, såsom kopiskrivning eller grafisk design, men så kan der være behov for at få indholdet godkendt af en kunde eller ledelse inden De udgiver derefter enten artiklen eller returnerer den til tekstforfattere for yderligere redigering.

Installer eksempeldataene til Joomla 4 for at se og teste dette eksempel Workflow.

Multibruger, Multisprog, Multi Team Workflows

Jeg har ikke prøvet følgende eksempel endnu. Det var kompliceret, da det første gang blev foreslået mig for 10 år siden, men jeg tror, ​​det også er det, som workflow-komponenten er bygget for at lette.

Jeg nævnte i min artikel fra maj 2020 , at jeg har brugt Joomla siden begyndelsen. På det tidspunkt har jeg haft nogle store projekter, der ikke helt kom over stregen med særlige arbejdsgangskrav. Der havde heller ikke været en udvidelse lavet til at udføre arbejdet med succes, eller også var kundens krav bare så unikke, at det var svært at komme med en brugbar løsning.

Dette scenarie er alt sammen bundet til konceptet brugergenereret indhold, men i en skala med flere lag.

• Brugere kan bidrage til forskellige dele af webstedet
• Workflow udløser derefter en overgang for at sende en notifikation om, at indhold er blevet sendt til kategoriredaktørerne. De skal muligvis i stedet udløse en overgang, der sender artiklen tilbage til den bidragende bruger, så de kan redigere yderligere.
• Kategoriredaktørerne foretager deres redigeringer og udløser derefter den næste overgang for at sende den til udgiverteamet for det pågældende område af webstedet.
• Udgiverteamet lægger derefter indholdet ind i tidsplanen for udgivelse eller returnerer artiklen til enten redaktørerne eller den bidragende bruger til gennemgang.

Det særlige scenarie er for en organisation med 20.000 medlemmer i Australien, hvoraf enhver kunne have fundet på indhold og derefter ville indsende det til et team af redaktører på tværs af 7 forskellige indholdsområder, fulgt op af et udgiverteam på omkring 5 .

Der er masser af potentiale for måder at se på implementeringen af ​​den nye Workflow-funktion.

Udvidelse af arbejdsgang

Som en del af komponenten er der nu en ny plugin-klasse til workflow-plugins. Disse vil gøre det muligt at overveje en række funktioner fremover. Min fantasi er løbet løbsk, men jeg kan forudse, at der kan være potentiale til at udvikle:

• Plugins for at lette oprettelse af flersprogede artikelforeninger, med plugin indstillet til at underrette oversættergruppen på hjemmesiden, når en ny artikel er på det stadie, hvor den skal oversættes.
• Plugins til at bruge de nye Joomla 4 Web Services API-funktioner og udløse API-kald til at skubbe data ind i andre systemer. For eksempel kan du bruge et plugin til at skubbe artiklen, når den er blevet offentliggjort i et socialt mediestyringsværktøj som Buffer, eller oprette noget, der udløser en zap i Zapier for derefter at udfylde et tredjepartssystem.
• Der kan også udvikles fejlkontrol plugins, som derefter skyder ved bestemte overgangspunkter for at kontrollere, at du har udfyldt alle de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at publicere en artikel.

Udvalgt indstilling tidsindstillet i J4

At markere en artikel som fremhævet er ændret i Joomla 4. Da du kan indstille den som en del af en workflow-overgang, er ændringen vigtig at være opmærksom på.

Før Joomla 4, har Udvalgte været et simpelt skifte-valg, som også kunne udføres via artikellisten.

To ændringer er blevet implementeret i Joomla 4. Den første gælder, uanset om du har implementeret workflow på dit websted eller ej. Udvalgte nu kan indstilles ved at have Start udvalgte og afsluttede udvalgte datoer, som du kan indstille på fanen Udgivelse for din artikel. betyder, at du i stedet for manuelt at skulle vende tilbage og fjerne markeringen af ​​Udvalgte-knappen på et senere tidspunkt, nu kan indstille denne dato på det tidspunkt, du udgiver artiklen. Du kan f.eks. lade en artikel blive fremhævet i 3 måneder som din standardudgivelsespolitik , så når du skriver artiklen, kan du indstille denne dato, mens du angiver publiceringsoplysningerne for artiklen.

Det andet punkt relateret til Udvalgte indstilling er, at når du har Workflow slået til, skal du muligvis designe specielle overgange, så du kan skifte, når artiklen er Fremhævet, og et andet for at slå den fra. Hvis du prøver Joomla 4, skal du installere blogeksempeldata, og slå derefter Workflow til, og du vil derefter se et omfattende eksempelworkflow implementeret, som du derefter kan justere yderligere.

I skrivende stund tilsidesætter Workflow-overgange Udvalgte Start- og Udvalgte Slutdatoer, hvilket burde være noget, der er justeret med andre forbedringer foreslået til Joomla 4.1.

Byg din egen arbejdsgang

I denne artikel om arbejdsgange på Submittable by Freedom Ahn foreslår hun, at arbejde baglæns fra publicering som dit endelige mål kan hjælpe dig med at identificere afgørende processer, du skal sætte i din arbejdsgang.

• Hvilken type indhold vil du udgive?
• Hvilke skridt skal den gennemgå for at gøre den værdig til at blive publiceret?
• Hvor mange runder af revisioner, redigering, korrekturlæsning og faktatjek vil være påkrævet?
• Hvilket niveau af kvalitetskontrol vil du iværksætte?
• Hvem er den tiltænkte målgruppe?
• Hvilke publiceringsplatforme vil du bruge?
• Hvem vil være involveret i alle ovenstående processer?
• Hvordan beslutter du, hvilke emner du vil skrive indlæg til?
• Hvordan tiltrækker du gode forfattere?
• Hvad kan du gøre for at sikre høj kvalitet i indledende afleveringer?

Besvar disse spørgsmål i forhold til, hvordan du vil implementere din publiceringsproces, og du vil ende med en omfattende arbejdsgang i Joomla 4.

Hvor næste...

Som altid søger Joomla konstant at blive bedre.

• Forbedringer er planlagt til Joomla 4.1, så hvis du er interesseret i at se på måder at forbedre Workflow yderligere på, så kontakt mig via min forfatterprofil nedenfor.
• Joomla's dokumentation om Joomla 4.x Workflow skal både forbedres, efterhånden som vi kommer tættere på Joomla 4's udgivelse, såvel som nogle yderligere scenarier tilføjet. Har du et at bidrage med? Mens du er der, er du velkommen til at opdatere anden Joomla-dokumentation .
• Oversættelse af dokumentation, såvel som Joomlas sprogpakker, er også en vigtig opgave, der skal fuldføres. Tjek Joomla på Crowdin for at komme i gang.