Joomla 4: Die Workflow-Funktion

Selbst wenn Sie nur ein Solo-Blogger sind, können Sie Workflow verwenden, um Ihren eigenen kreativen Prozess zu verbessern. Implementieren Sie eine Website für ein kleines bis mittleres Unternehmen? Dann können Sie Workflow verwenden, um einen redaktionellen Prozess zu erstellen, um die entsprechenden Schritte umzusetzen Ihr Veröffentlichungsprozess. Der Game-Changer? Große Unternehmen – Konzerne, NGOs, NFPs, Regierung, Agenturen – können den Workflow von Joomla 4 nutzen, um ihre Content-Entwicklung auf der gesamten Website zu verwalten. Das umfasst einige Beispiele dafür, wo Sie Workflow implementieren könnten, aber welche anderen Vorteile es bieten kann Workflow bringen?

Die Implementierung eines Veröffentlichungsworkflows auf Ihrer Website kann die Inhaltsproduktion optimieren. Wenn Sie schon seit einiger Zeit Inhalte für Ihre Joomla-Website produzieren, wissen Sie, dass es manchmal Schritte gibt, die Sie immer unternehmen müssen, um das Ziel zu erreichen ein veröffentlichter Artikel.

Sie müssen den Artikel schreiben und einige Inline-Bilder einfügen. Sie müssen eine Einleitung und ein vorgestelltes Bild hinzufügen, um sie im Blog und in den Artikelansichten anzuzeigen. Möglicherweise haben Sie benutzerdefinierte Felder für bestimmte Arten von Inhalten oder einige Links, die Sie zu anderen einfügen können Artikel oder Websites. Auf der Registerkarte „Veröffentlichung“ können Sie einen Zeitplan festlegen und die Metadaten für SEO vervollständigen.

Für einen Solo-Blogger war das in der Vergangenheit also alles Teil des Prozesses, an den man gewöhnt ist … und wenn man einen freien Tag hat, kann es sein, dass man einige Schritte übersieht oder einige überspringt, wenn man es eilig hat. Einrichten Ihr eigener Arbeitsablauf, um jeden Schritt voranzutreiben, kann Ihnen dabei helfen, dies zu verhindern.

Das allein ist kein gutes Beispiel, also erweitern wir es noch ein wenig um ein paar andere Szenarien.

Stufen und Übergänge

Bevor wir uns mit den Szenarien befassen, gibt es ein paar Glossarelemente, die Sie kennen müssen, damit Workflow einen Sinn ergibt.

Wenn Sie Joomla schon länger verwenden, sind Sie mit den traditionellen Statustypen vertraut: Veröffentlicht, Unveröffentlicht, Archiviert und Papierkorb.

Der Workflow ändert die Art und Weise, wie sie verwendet werden. Dies wirkt sich auch auf den Hervorgehoben-Status für Artikel aus, was für Joomla 4 eine zusätzliche Änderung zu beachten ist (siehe unten).

Damit Workflows funktionieren, besteht der Prozess aus zwei Teilen: Phasen und Übergängen.

• Phasen sind die statischen Phasen, in die ein Artikel verschoben wird, wenn Sie einen Übergang auslösen. Sie werden als erstes Element im Dropdown-Menü „Workflow“ angezeigt, wenn Sie einen Artikel bearbeiten.
• Übergänge sind Gruppen von Aktionen, die bei Auswahl den Artikel in die nächste Phase „überführen“.

Ein Übergang wird in der Regel Folgendes bewirken:

• Auf eine bestimmte Phase angewendet werden
• Überführen Sie den Artikel in eine Zielphase
• Ändern Sie optional den Veröffentlichungsstatus und/oder den Feature-Status des Artikels
• Benachrichtigen Sie möglicherweise andere Benutzer, die Aspekte des Artikels in der Zielphase überprüfen oder Maßnahmen ergreifen müssen
• Sie können bestimmten Berechtigungsgruppen zugewiesen werden, um einzuschränken, welche Benutzer auf den Übergang zugreifen können.

Wenn Sie Phasen mithilfe von Übergängen wechseln, wird nach dem Speichern des Artikels auf dem aktualisierten Bildschirm die neue Phase oben in der Workflow-Liste und die neue Liste der verfügbaren Phasen im Workflow-Dropdown auf der Registerkarte „Inhalt“ angezeigt.

Diese Animation zeigt, wo Sie die Workflow-Phase ändern, indem Sie den Übergang auswählen und dann den Artikel speichern, um den Übergang anzuwenden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Joomla 4.x-Workflow .

Einsatzszenarien

Workflow von der Idee bis zur Veröffentlichung

Für meine eigenen Blogs werde ich in Joomla 4 einen Workflow einrichten, der es mir ermöglicht, mich durch die Produktion von Artikeln zu arbeiten. Durch regelmäßiges Brainstorming habe ich eine praktische Liste mit Artikelideen, aber bis jetzt sind sie Sie befinden sich in einem Google-Dokument, einer Trello-Liste oder einem Clickup.

Der Plan für meinen Workflow besteht also darin, die Phasen und Übergänge zu nutzen, um Artikel auf ihrem Weg durch den Blog-Produktionsprozess zu verarbeiten. Ich werde Phasen haben, die sich durch Idee, Rohentwurf, Arbeitsentwurf, Überprüfung und Bereit zur Veröffentlichung bewegen. Die Workflow-Übergänge wird eingerichtet, um dann im Verlauf der Artikelentwicklung zwischen den Phasen zu wechseln und den Artikel schließlich zu veröffentlichen und zu präsentieren.

Das ist ein persönliches Beispiel, das ich sicher im Laufe der Zeit verfeinern werde, aber Ihnen eine Vorstellung davon gibt, wie Sie einen Workflow einrichten könnten. Erst wenn Sie andere Faktoren wie Benutzergruppen und Benachrichtigungen einbeziehen, können Sie wirklich beginnen um zu sehen, was Workflow leisten kann.

Verlagsteam

Das in den Beispieldaten enthaltene Beispiel ist für ein kleines Verlagsteam geeignet.

Die Phasen durchlaufen verschiedene Phasen, die ein Verlagsteam haben kann. Dieselben Teammitglieder erledigen möglicherweise mehrere Aufgaben, z. B. das Verfassen von Texten oder das Grafikdesign, aber dann muss der Inhalt möglicherweise vorher von einem Kunden oder dem Management genehmigt werden Anschließend veröffentlichen sie den Artikel oder geben ihn zur weiteren Bearbeitung an die Texter zurück.

Installieren Sie die Beispieldaten für Joomla 4, um diesen Beispiel-Workflow anzuzeigen und zu testen.

Arbeitsabläufe für mehrere Benutzer, mehrere Sprachen und mehrere Teams

Das folgende Beispiel habe ich noch nicht ausprobiert. Es war kompliziert, als es mir vor 10 Jahren zum ersten Mal vorgeschlagen wurde, aber ich glaube, dass die Workflow-Komponente auch dazu gedacht ist, es zu erleichtern.

Ich habe in meinem Artikel vom Mai 2020 erwähnt, dass ich Joomla von Anfang an verwende. In dieser Zeit hatte ich einige große Projekte, die mit bestimmten Workflow-Anforderungen nicht ganz über die Grenze kamen. Entweder gab es keine Erweiterung oder die Anforderungen des Kunden waren einfach so einzigartig, dass es schwierig war, eine praktikable Lösung zu finden.

Dieses Szenario ist vollständig mit dem Konzept des benutzergenerierten Inhalts verbunden, jedoch auf einer vielschichtigen Ebene.

• Benutzer können zu verschiedenen Abschnitten der Website beitragen
• Der Workflow löst dann einen Übergang aus, um eine Benachrichtigung zu senden, dass Inhalte an die Kategorieeditoren übermittelt wurden. Möglicherweise müssen sie stattdessen einen Übergang auslösen, der den Artikel an den beitragenden Benutzer zurücksendet, damit dieser ihn weiter bearbeiten kann.
• Die Kategorieeditoren nehmen ihre Änderungen vor und lösen dann den nächsten Übergang aus, um ihn an das Veröffentlichungsteam für diesen Bereich der Website zu senden.
• Das Veröffentlichungsteam nimmt den Inhalt dann in den Veröffentlichungsplan auf oder sendet den Artikel entweder an die Redakteure oder den beitragenden Benutzer zur Überprüfung zurück.

Dieses spezielle Szenario gilt für eine Organisation mit 20.000 Mitgliedern in Australien, von denen jeder Inhalte hätte erstellen können und diese dann einem Team von Redakteuren aus sieben verschiedenen Inhaltsbereichen vorlegen würden, gefolgt von einem etwa fünfköpfigen Verlagsteam.

Es gibt viele Möglichkeiten, die neue Workflow-Funktion zu implementieren.

Arbeitsablauf erweitern

Als Teil der Komponente gibt es jetzt eine neue Plugin-Klasse für Workflow-Plugins. Diese ermöglichen es, in Zukunft eine Reihe von Funktionalitäten in Betracht zu ziehen. Meine Fantasie ist wild geworden, aber ich kann mir vorstellen, dass es Potenzial für Entwicklungen gibt:

• Plugins zur Erleichterung der Erstellung mehrsprachiger Artikelzuordnungen, wobei das Plugin so eingestellt ist, dass es die Übersetzergruppe auf der Website benachrichtigt, wenn sich ein neuer Artikel in der Phase befindet, in der er übersetzt werden muss.
• Plugins zur Nutzung der neuen Joomla 4 Web Services API-Funktionen und zum Auslösen von API-Aufrufen, um Daten in andere Systeme zu übertragen. Sie können beispielsweise ein Plugin verwenden, um den Artikel zu übertragen, wenn er in einem Social-Media-Management-Tool wie Buffer veröffentlicht wurde, oder um ihn zu erstellen etwas, das einen Zap in Zapier auslöst, um dann ein Drittsystem zu bevölkern.
• Es könnten auch Plugins zur Fehlerprüfung entwickelt werden, die dann an bestimmten Übergangspunkten auslösen, um zu überprüfen, ob Sie alle für die Veröffentlichung eines Artikels erforderlichen Informationen eingegeben haben.

Empfohlene Einstellung in J4 zeitgesteuert

Das Markieren eines Artikels als „Hervorgehoben“ hat sich in Joomla 4 geändert. Da Sie es als Teil eines Workflow-Übergangs festlegen können, ist es wichtig, sich dieser Änderung bewusst zu sein.

Vor Joomla 4 war „Empfohlen“ eine einfache Umschaltauswahl, die auch über die Artikelliste aktiviert werden konnte.

In Joomla 4 wurden zwei Änderungen implementiert. Die erste gilt unabhängig davon, ob Sie einen Workflow auf Ihrer Website implementiert haben oder nicht. „Jetzt vorgestellt“ kann festgelegt werden, indem Sie die Start- und Endtermine für „Featured“ festlegen, die Sie auf der Registerkarte „Veröffentlichung“ für Ihren Artikel festlegen können. Dies Dies bedeutet, dass Sie, anstatt zu einem späteren Zeitpunkt manuell zurückkehren und die Option „Hervorgehoben“ deaktivieren müssen, dieses Datum jetzt zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Artikels festlegen können. Beispielsweise können Sie einen Artikel als Standardveröffentlichungsrichtlinie drei Monate lang „Hervorgehoben“ belassen Wenn Sie also den Artikel schreiben, können Sie dieses Datum festlegen, während Sie die Veröffentlichungsinformationen für den Artikel festlegen.

Der zweite Punkt im Zusammenhang mit der Einstellung „Empfohlen“ besteht darin, dass Sie bei aktiviertem Workflow möglicherweise spezielle Übergänge entwerfen müssen, damit Sie umschalten können, wenn der Artikel „Empfohlen“ ist, und einen weiteren, um ihn zu deaktivieren. Wenn Sie Joomla 4 testen, installieren Sie den Blog-Beispieldaten erstellen, dann Workflow aktivieren. Anschließend wird ein umfassender Beispiel-Workflow implementiert, den Sie dann weiter anpassen können.

Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels haben Workflow-Übergänge Vorrang vor den empfohlenen Start- und Enddaten, die mit anderen für Joomla 4.1 vorgeschlagenen Verbesserungen angepasst werden sollten.

Erstellen Sie Ihren eigenen Workflow

In diesem Artikel über Arbeitsabläufe bei Submittable von Freedom Ahn schlägt sie vor, dass die Arbeit rückwärts von der Veröffentlichung als Endziel Ihnen dabei helfen kann, entscheidende Prozesse zu identifizieren, die Sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren können.

• Welche Art von Inhalten möchten Sie veröffentlichen?
• Welche Schritte muss es durchlaufen, damit es veröffentlichungswürdig wird?
• Wie viele Überarbeitungs-, Lektorats-, Korrekturlese- und Faktenprüfungsrunden sind erforderlich?
• Welches Maß an Qualitätskontrolle werden Sie einleiten?
• Wer ist die Zielgruppe?
• Welche Veröffentlichungsplattformen werden Sie nutzen?
• Wer ist an allen oben genannten Prozessen beteiligt?
• Wie entscheiden Sie, zu welchen Themen Sie Beiträge verfassen möchten?
• Wie zieht man gute Autoren an?
• Was können Sie tun, um eine hohe Qualität bei Ersteinreichungen sicherzustellen?

Beantworten Sie diese Fragen dazu, wie Sie Ihren Veröffentlichungsprozess implementieren möchten, und Sie erhalten einen umfassenden Workflow in Joomla 4.

Wohin als nächstes...

Wie immer ist Joomla ständig auf der Suche nach Verbesserungen.

• Für Joomla 4.1 sind Verbesserungen geplant. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, den Workflow weiter zu verbessern, kontaktieren Sie mich über mein Autorenprofil unten.
• Die Dokumentation von Joomla zum Joomla 4.x-Workflow muss sowohl verbessert werden, je näher die Veröffentlichung von Joomla 4 rückt, als auch einige zusätzliche Szenarios hinzugefügt werden. Haben Sie etwas beizutragen? Während Sie dort sind, können Sie gerne andere Joomla-Dokumentation aktualisieren .
• Die Übersetzung der Dokumentation sowie der Sprachpakete von Joomla ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss. Schauen Sie sich Joomla auf Crowdin an , um loszulegen.