Joomla 4: Arbetsflödesfunktionen

Även om du bara är en ensambloggare kommer du att kunna använda Workflow för att förbättra din egen kreativa process. Implementera en webbplats för ett litet till ett medelstort företag? Sedan kan du använda Workflow för att skapa en redaktionell process för att åtgärda steg i din publiceringsprocess. Spelförändraren? Stora företag - företag, icke-statliga organisationer, NFP:er, myndigheter, myndigheter - kan använda Joomla 4:s Workflow för att hantera sin innehållsutveckling på hela webbplatsen. Det täcker några exempel på var du kan implementera Workflow, men vilka andra kan fördela Arbetsflöde medföra?

Att implementera ett publiceringsarbetsflöde på din webbplats kan effektivisera innehållsproduktionen. Om du har producerat innehåll för din Joomla-webbplats ett tag vet du att det ibland finns steg som du alltid måste ta för att komma i mål med att ha en publicerad artikel.

Du måste skriva artikeln och inkludera några inline-bilder. Du måste lägga till en introduktion och en utvald bild som ska visas på bloggen och artikelvyerna. Du kan ha anpassade fält för specifika typer av innehåll, eller några länkar att inkludera till en annan artikel eller webbplatser. På fliken publicering kan du ställa in schemaläggning och fylla i metadata för SEO.

Så för en ensambloggare har det tidigare varit en del av processen du är van vid... och om du har en ledig dag kanske du missar några steg eller hoppar över några om du har bråttom. Ditt eget arbetsflöde för att komma vidare i varje steg kan hjälpa dig att förhindra det.

Det i sig är inget bra exempel, så låt oss utöka det lite mer med några andra scenarier.

Stadier och övergångar

Innan vi hoppar in i scenarierna finns det några ordlista som du behöver känna till för att Workflow ska vara vettigt.

Om du har använt Joomla ett tag kommer du att vara bekant med de traditionella statustyperna: Publicerad, Opublicerad, Arkiverad och Trashed.

Arbetsflödet ändrar hur de används. Det påverkar också statusen Utvalda för artiklar, vilket det finns ytterligare en ändring att notera för Joomla 4 (se nedan).

För att arbetsflöden ska fungera finns det två delar i processen: stadier och övergångar.

• Stadier är de statiska stadier som en artikel flyttas till när du utlöser en övergång. De visas som det första objektet i rullgardinsmenyn Arbetsflöde när du redigerar en artikel.
• Övergångar är grupper av åtgärder som när de är valda kommer att "övergå" artikeln till nästa steg.

En övergång kommer vanligtvis att:

• Appliceras på ett visst stadium
• Överför artikeln till ett målstadium
• Alternativt kan du ändra publiceringsstatus och/eller status för artikeln
• Eventuellt meddela andra användare som behöver granska eller åtgärda aspekter av artikeln i målstadiet
• Tilldelas särskilda behörighetsgrupper för att begränsa vilka användare som kan komma åt övergången.

När du byter steg med övergångar, när artikeln har sparats, kommer den uppdaterade skärmen att visa det nya steget överst i arbetsflödeslistan och den nya listan över tillgängliga steg i rullgardinsmenyn för arbetsflöde på fliken Innehåll.

Den här animeringen visar var du ändrar arbetsflödesstadiet genom att välja övergången och sedan spara artikeln för att tillämpa övergången.

Du kan ta reda på mer i Joomla 4.x Workflow-dokumentationen .

Scenarier för användning

Arbetsflöde från idé till publicering

För mina egna bloggar kommer jag att skapa ett arbetsflöde i Joomla 4 som låter mig arbeta mig igenom produktionen av artiklar. På grund av regelbunden brainstorming har jag en praktisk lista med artikelidéer, men hittills har de" finns i ett Google-dokument, Trello-lista eller Clickup.

Så planen för mitt arbetsflöde är att använda stadierna och övergångarna för att bearbeta artiklar på väg genom bloggproduktionsprocessen. Jag kommer att ha stadier som rör sig genom idé, grovt utkast, arbetsutkast, granskning och redo att publiceras. Arbetsflödet övergår kommer att ställas in för att sedan växla mellan stadierna allt eftersom artikelutvecklingen går framåt, och så småningom publicera och presentera artikeln.

Det är ett personligt exempel, som jag säkerligen kommer att förfina med tiden, men som ger dig en uppfattning om hur du kan ställa in ett arbetsflöde. Det är när du tar in andra faktorer som användargrupper och aviseringar som du verkligen kan börja för att se vad Workflow kan göra.

Förlagsteam

Exemplet som ingår i exempeldata är lämpligt för ett litet förlagsteam.

Stadierna rör sig genom olika stadier som ett förlagsteam kan ha. Samma gruppmedlemmar kan göra flera jobb, till exempel kopiering eller grafisk design, men sedan kan det finnas ett behov av att få innehållet godkänt av en kund eller ledning innan De publicerar sedan antingen artikeln eller skickar tillbaka den till copywriters för vidare redigering.

Installera exempeldata för Joomla 4 för att se och testa detta exempel på arbetsflödet.

Arbetsflöden för flera användare, flera språk, flera team

Jag har inte provat följande exempel än. Det var komplicerat när det först föreslogs för mig för 10 år sedan, men jag tror att det också är vad arbetsflödeskomponenten har byggts för att underlätta.

Jag nämnde i min artikel i maj 2020 att jag har använt Joomla sedan början. Under den tiden har jag haft några större projekt som inte riktigt kommit över gränsen med särskilda arbetsflödeskrav. Det hade heller inte skett en förlängning gjorda för att framgångsrikt utföra jobbet, eller så var kundernas krav så unika att det var svårt att komma på en fungerande lösning.

Det här scenariot är helt kopplat till konceptet användargenererat innehåll, men i en skala med flera lager.

• Användare kan bidra till olika delar av webbplatsen
• Workflow utlöser sedan en övergång för att skicka ett meddelande om att innehåll har skickats till kategoriredaktörerna. De kan istället behöva utlösa en övergång som skickar artikeln tillbaka till den bidragande användaren för att de ska kunna redigera vidare.
• Kategoriredaktörerna gör sina redigeringar och utlöser sedan nästa övergång för att skicka den till publiceringsteamet för den delen av webbplatsen.
• Publiceringsteamet lägger sedan in innehållet i schemat för publicering, eller returnerar artikeln till antingen redaktörerna eller den bidragande användaren för granskning.

Det specifika scenariot är för en organisation med 20 000 medlemmar i Australien, varav vem som helst kunde ha kommit med innehåll och sedan skulle skicka in det till ett team av redaktörer över 7 olika innehållsområden, följt upp av ett publiceringsteam på cirka 5 .

Det finns massor av potential för sätt att se på implementeringen av den nya Workflow-funktionen.

Utöka arbetsflödet

Som en del av komponenten finns det nu en ny plugin-klass för plugin-program för arbetsflöden. Dessa kommer att göra det möjligt att överväga en rad funktioner framöver. Min fantasi har flödat, men jag kan förutse att det kan finnas potential att utveckla:

• Plugins för att underlätta skapande av flerspråkiga artikelassociationer, med plugin inställd för att meddela översättargruppen på webbplatsen när en ny artikel är i det skede där den behöver översättas.
• Plugins för att använda de nya Joomla 4 Web Services API-funktionerna och trigga API-anrop för att skicka data till andra system. Du kan till exempel använda en plugin för att skicka artikeln när den har publicerats i ett verktyg för hantering av sociala medier som Buffer, eller skapa något som utlöser en zap i Zapier för att sedan befolka ett tredjepartssystem.
• Felkontroll av plugins kan också utvecklas som sedan avfyras vid särskilda övergångspunkter för att kontrollera att du har fyllt i all nödvändig information som behövs för att publicera en artikel.

Utvald inställning tidsinställd i J4

Att markera en artikel som utvald har ändrats i Joomla 4. Eftersom du kan ställa in den som en del av en arbetsflödesövergång är förändringen viktig att vara medveten om.

Innan Joomla 4 har Featured varit ett enkelt växlingsval, som även kan åtgärdas via artikellistan.

Två ändringar har implementerats i Joomla 4. Den första gäller oavsett om du har ett arbetsflöde implementerat på din webbplats eller inte. Utvalda nu kan ställas in genom att ha Starta utvalda och avslutade utvalda datum, som du kan ställa in på fliken Publicering för din artikel. innebär att istället för att manuellt behöva återvända och avmarkera växeln Utvalda vid ett senare tillfälle, kan du nu ställa in det datumet när du publicerar artikeln. Du kan till exempel lämna en artikel Utvald i tre månader som din standardpolicy för publicering , så när du skriver artikeln kan du ställa in det datumet medan du ställer in publiceringsinformationen för artikeln.

Det andra objektet relaterat till inställningen Utvalda är att när du har Workflow på, kan du behöva designa speciella övergångar så att du kan växla när artikeln är Utvald och en annan för att stänga av den. Om du testar Joomla 4, installera bloggexempeldata, aktivera sedan Workflow så ser du ett omfattande exempel på arbetsflödet implementerat som du sedan kan justera ytterligare.

I skrivande stund åsidosätter arbetsflödesövergångar Utvalda start- och Utvalda slutdatum, vilket borde vara något som justeras med andra förbättringar som föreslås för Joomla 4.1.

Bygg ditt eget arbetsflöde

I den här artikeln om arbetsflöden på Submittable by Freedom Ahn föreslår hon att att arbeta baklänges från publicering som ditt slutliga mål kan hjälpa dig att identifiera avgörande processer att lägga i ditt arbetsflöde.

• Vilken typ av innehåll vill du publicera?
• Vilka steg måste den gå igenom för att göra den värd att publiceras?
• Hur många omgångar av revideringar, redigering, korrekturläsning och faktakontroll kommer att krävas?
• Vilken nivå av kvalitetskontroll kommer du att inleda?
• Vem är den tänkta publiken?
• Vilka publiceringsplattformar kommer du att använda?
• Vem kommer att vara involverad i alla ovanstående processer?
• Hur bestämmer du vilka ämnen du vill skriva inlägg för?
• Hur lockar du till dig bra författare?
• Vad kan du göra för att säkerställa hög kvalitet i inledande inlämningar?

Svara på dessa frågor om hur du vill implementera din publiceringsprocess och du kommer att få ett omfattande arbetsflöde i Joomla 4.

Var härnäst...

Som alltid tittar Joomla ständigt på att förbättra.

• Förbättringar är planerade för Joomla 4.1, så om du är intresserad av att titta på sätt att förbättra Workflow ytterligare, hör av dig via min författarprofil nedan.
• Joomlas dokumentation om Joomla 4.x Workflow behöver både förbättras när vi närmar oss Joomla 4:s release, såväl som några ytterligare scenarier som läggs till. Har du något att bidra med? Medan du är där, uppdatera gärna annan Joomla-dokumentation .
• Att översätta dokumentation, såväl som Joomlas språkpaket, är också en viktig uppgift som behöver slutföras. Kolla in Joomla på Crowdin för att komma igång.