Joomla 4 : la fonctionnalité Workflow

Même si vous n'êtes qu'un blogueur solo, vous pourrez utiliser Workflow pour améliorer votre propre processus créatif. Vous souhaitez mettre en œuvre un site pour une petite ou moyenne entreprise ? Vous pouvez ensuite utiliser Workflow pour créer un processus éditorial permettant d'agir sur les étapes à suivre. votre processus de publication. Cela change la donne ? Les grandes entreprises - grandes entreprises, ONG, organismes à but non lucratif, gouvernements, agences - peuvent utiliser le workflow de Joomla 4 pour gérer le développement de leur contenu à l'échelle du site. Cela couvre quelques exemples d'endroits où vous pourriez mettre en œuvre Workflow, mais quels autres avantages peuvent en tirer Le flux de travail apporte-t-il ?

La mise en œuvre d'un flux de publication sur votre site Web peut rationaliser la production de contenu. Si vous produisez du contenu pour votre site Web Joomla depuis un certain temps, vous savez que parfois, vous devez toujours suivre certaines étapes pour arriver à la ligne d'arrivée. un article publié.

Vous devez rédiger l'article et inclure des images en ligne. Vous devrez ajouter une introduction et une image en vedette à afficher sur le blog et les vues de l'article. Vous pouvez avoir des champs personnalisés pour des types de contenu spécifiques, ou des liens à inclure vers un autre. article ou sites Web. Dans l'onglet de publication, vous pouvez définir la planification et compléter les métadonnées pour le référencement.

Donc, pour un blogueur solo, dans le passé, tout cela faisait partie du processus auquel vous êtes habitué… et si vous avez un jour de repos, vous risquez de manquer certaines étapes ou d'en sauter certaines si vous êtes pressé. Votre propre flux de travail pour progresser à chaque étape peut vous aider à éviter cela.

Cela, en soi, n’est pas un bon exemple, alors développons-le un peu plus avec quelques autres scénarios.

Étapes et transitions

Avant de passer aux scénarios, vous devez connaître quelques éléments du glossaire pour que Workflow ait un sens.

Si vous utilisez Joomla depuis un certain temps, vous serez familier avec les types de statuts traditionnels : Publié, Non publié, Archivé et Corbeille.

Le workflow modifie la façon dont ils sont utilisés. Cela a également un impact sur le statut En vedette des articles, ce qui constitue un changement supplémentaire à noter pour Joomla 4 (voir ci-dessous).

Pour que les workflows fonctionnent, le processus comporte deux parties : les étapes et les transitions.

• Les étapes sont les étapes statiques vers lesquelles un article est déplacé lorsque vous déclenchez une transition. Elles s'afficheront comme premier élément dans la liste déroulante Workflow lorsque vous modifiez un article.
• Les transitions sont des groupes d'actions qui, une fois sélectionnées, « feront passer » l'article à l'étape suivante.

Une transition :

• Être appliqué à une étape particulière
• Transition de l'article vers une étape cible
• Modifiez éventuellement l'état de publication et/ou l'état de présentation de l'article
• Informer potentiellement les autres utilisateurs qui ont besoin de réviser ou d'agir sur certains aspects de l'article au stade cible
• Être attribué à des groupes d’autorisations particuliers pour limiter les utilisateurs pouvant accéder à la transition.

Lorsque vous changez d'étape à l'aide de transitions, une fois l'article enregistré, l'écran actualisé affichera la nouvelle étape en haut de la liste du workflow et la nouvelle liste des étapes disponibles dans la liste déroulante du workflow dans l'onglet Contenu.

Cette animation montre où vous modifiez l'étape du flux de travail en sélectionnant la transition, puis en enregistrant l'article pour appliquer la transition.

Vous pouvez en savoir plus dans la documentation Joomla 4.x Workflow .

Scénarios d'utilisation

Flux de travail de l'idée à la publication

Pour mes propres blogs, je vais mettre en place un workflow dans Joomla 4 qui me permettra de progresser dans la production d'articles. Grâce à un brainstorming régulier, j'ai une liste pratique d'idées d'articles, mais jusqu'à présent, elles êtes dans un document Google, une liste Trello ou Clickup.

Le plan de mon flux de travail est donc d'utiliser les étapes et les transitions pour traiter les articles tout au long du processus de production du blog. J'aurai des étapes qui passeront par l'idée, le brouillon, le brouillon, la révision et le prêt à publier. sera configuré pour ensuite basculer entre les étapes au fur et à mesure du développement de l'article, pour finalement publier et présenter l'article.

C'est un exemple personnel, que j'affinerai sûrement au fil du temps, mais qui vous donne une idée de la façon dont vous pourriez mettre en place un workflow. C'est lorsque vous intégrez d'autres facteurs comme les groupes d'utilisateurs et les notifications que vous pouvez vraiment démarrer. pour voir ce que Workflow peut faire.

Équipe de publication

L'exemple inclus dans les exemples de données convient à une petite équipe de publication.

Les étapes progressent à travers les différentes étapes qu'une équipe de publication peut avoir. Les mêmes membres de l'équipe peuvent effectuer plusieurs tâches, telles que la rédaction ou la conception graphique, mais il peut alors être nécessaire de faire approuver le contenu par un client ou la direction avant Ils publient ensuite l'article ou le renvoient aux rédacteurs pour une édition ultérieure.

Installez les exemples de données pour Joomla 4 pour voir et tester cet exemple de workflow.

Flux de travail multi-utilisateurs, multi-langues et multi-équipes

Je n'ai pas encore essayé l'exemple suivant. Il était compliqué lorsqu'il m'a été suggéré pour la première fois il y a 10 ans, mais je pense que c'est aussi pour cela que le composant workflow a été conçu pour faciliter.

J'ai mentionné dans mon article de mai 2020 que j'utilisais Joomla depuis le début. Durant cette période, j'ai eu des projets majeurs qui ne répondaient pas tout à fait aux exigences particulières du workflow. fait pour réussir le travail, ou les exigences des clients étaient si uniques qu'il était difficile de trouver une solution réalisable.

Ce scénario est entièrement lié au concept de contenu généré par l'utilisateur, mais à une échelle multicouche.

• Les utilisateurs peuvent contribuer à différentes sections du site Web
• Workflow déclenche ensuite une transition pour envoyer une notification indiquant que le contenu a été soumis aux éditeurs de catégories. Ils peuvent à la place devoir déclencher une transition qui renvoie l'article à l'utilisateur contributeur pour qu'il puisse le modifier davantage.
• Les éditeurs de catégories effectuent leurs modifications, puis déclenchent la transition suivante pour l'envoyer à l'équipe de publication de cette zone du site.
• L'équipe de publication insère ensuite le contenu dans le calendrier de publication ou renvoie l'article aux éditeurs ou à l'utilisateur contributeur pour examen.

Ce scénario particulier concerne une organisation comptant 20 000 membres en Australie, chacun d'entre eux aurait pu proposer du contenu, puis le soumettre à une équipe d'éditeurs dans 7 domaines de contenu différents, suivis par une équipe de publication d'environ 5 personnes.

Il existe de nombreuses façons d’envisager la mise en œuvre de la nouvelle fonctionnalité Workflow.

Extension du flux de travail

Dans le cadre du composant, il existe désormais une nouvelle classe de plugins pour les plugins de workflow. Celles-ci permettront d'envisager une gamme de fonctionnalités à l'avenir. Mon imagination est débordante, mais je peux prévoir qu'il pourrait y avoir un potentiel de développement :

• Plugins pour faciliter la création d'associations d'articles multilingues, le plugin étant configuré pour avertir le groupe de traducteurs sur le site Web lorsqu'un nouvel article est au stade où il doit être traduit.
• Plugins pour utiliser les nouvelles fonctionnalités de l'API des services Web de Joomla 4 et déclencher des appels d'API pour transmettre des données vers d'autres systèmes. Par exemple, vous pouvez utiliser un plugin pour transmettre l'article lorsqu'il a été publié dans un outil de gestion de médias sociaux comme Buffer, ou créer quelque chose qui déclenche un zap dans Zapier pour ensuite alimenter un système tiers.
• Des plugins de vérification des erreurs pourraient également être développés, qui se déclencheraient ensuite à des points de transition particuliers pour vérifier que vous avez renseigné toutes les informations requises pour la publication d'un article.

Paramètre en vedette chronométré en J4

Le marquage d'un article comme En vedette a changé dans Joomla 4. Comme vous pouvez le définir dans le cadre d'une transition de flux de travail, il est important d'en être conscient.

Avant Joomla 4, En vedette était une simple sélection à bascule, pouvant également être actionnée via la liste d'articles.

Deux changements ont été implémentés dans Joomla 4. Le premier s'applique que vous ayez ou non implémenté un flux de travail sur votre site. La mise en avant peut maintenant être définie en définissant les dates de début et de fin de la mise en avant, que vous pouvez définir dans l'onglet Publication de votre article. signifie que plutôt que de devoir revenir manuellement et décocher l'option En vedette à une date ultérieure, vous pouvez désormais définir cette date au moment où vous publiez l'article. Par exemple, vous pouvez laisser un article en vedette pendant 3 mois comme politique de publication standard. , ainsi, lorsque vous rédigez l'article, vous pouvez définir cette date pendant que vous définissez les informations de publication de l'article.

Le deuxième élément lié au paramètre En vedette est que lorsque Workflow est activé, vous devrez peut-être concevoir des transitions spéciales pour vous permettre de basculer lorsque l'article est en vedette, et une autre pour le désactiver. Si vous essayez Joomla 4, installez le exemple de données de blog, puis activez Workflow et vous verrez alors un exemple de workflow complet mis en œuvre que vous pourrez ensuite ajuster davantage.

Au moment de la rédaction de cet article, les transitions du workflow remplacent les dates de début et de fin en vedette, ce qui devrait être ajusté avec d'autres améliorations proposées pour Joomla 4.1.

Créez votre propre flux de travail

Dans cet article sur les flux de travail sur Submittable par Freedom Ahn, elle suggère que travailler à rebours depuis la publication comme objectif final peut vous aider à identifier les processus cruciaux à intégrer dans votre flux de travail.

• Quel type de contenu souhaitez-vous publier ?
• Par quelles étapes devra-t-il passer pour qu’il mérite d’être publié ?
• Combien de cycles de révisions, d’édition, de relecture et de vérification des faits seront nécessaires ?
• Quel niveau de contrôle qualité allez-vous initier ?
• Quelle est l'audience attendue?
• Quelles plateformes de publication utiliserez-vous ?
• Qui sera impliqué dans tous les processus ci-dessus ?
• Comment décidez-vous sur quels sujets vous souhaitez rédiger des soumissions ?
• Comment attirer les bons écrivains ?
• Que pouvez-vous faire pour garantir une haute qualité dans les soumissions initiales ?

Répondez à ces questions sur la manière dont vous souhaitez mettre en œuvre votre processus de publication et vous obtiendrez un flux de travail complet dans Joomla 4.

Où ensuite...

Comme toujours, Joomla cherche constamment à s'améliorer.

• Des améliorations sont prévues pour Joomla 4.1, donc si vous souhaitez chercher des moyens d'améliorer davantage le workflow, contactez-nous via mon profil d'auteur ci-dessous.
• La documentation de Joomla sur le workflow Joomla 4.x a besoin d'être améliorée à mesure que nous nous rapprochons de la sortie de Joomla 4, ainsi que de quelques scénarios supplémentaires ajoutés. En avez-vous un à contribuer ? Pendant que vous y êtes, n'hésitez pas à mettre à jour d'autres documentations Joomla .
• La traduction de la documentation, ainsi que des modules linguistiques de Joomla, est également une tâche importante à accomplir. Consultez Joomla sur Crowdin pour commencer.